El coste real de que tu recepcionista atienda consultas 24/7

“Necesitaríamos contratar otra persona solo para WhatsApp.”

Esa frase la escuchamos constantemente de dueños de pymes. Y tienen razón—el volumen de consultas por WhatsApp, email y redes sociales es abrumador.

Pero, ¿cuánto costaría REALMENTE tener a alguien disponible para atender esas consultas las 24 horas, 7 días a la semana?

Hagamos las cuentas. Y luego comparémoslo con la automatización.

Escenario 1: Horario comercial extendido (8AM - 10PM)

Muchos negocios reciben consultas desde temprano hasta tarde en la noche. Digamos que quieres cobertura de 8AM a 10PM (14 horas diarias), 7 días a la semana.

Personal necesario:

2 recepcionistas a tiempo completo (turnos de 7 horas cada uno)
Turno 1: 8AM - 3PM
Turno 2: 3PM - 10PM

Costos mensuales (España, 2025):

Salarios brutos:

2 recepcionistas × €1,400/mes = €2,800/mes

Seguridad Social (30% aproximadamente):

€2,800 × 0.30 = €840/mes

Otros costos:

Espacio de trabajo y equipo: €200/mes
Formación inicial y continua: €100/mes (promediado)
Gestión de nóminas: €50/mes

TOTAL MENSUAL: €3,990/mes
TOTAL ANUAL: €47,880/año

Y eso solo cubre 14 horas al día. ¿Qué pasa con las consultas que llegan entre 10PM y 8AM? Perdidas.

Escenario 2: Cobertura 24/7 real

Para verdadera atención 24/7, necesitas:

Personal necesario:

3-4 recepcionistas (turnos rotativos)
Turnos de 8 horas
Cobertura de fines de semana y festivos
Personal de backup para vacaciones/bajas

Costos mensuales:

Salarios brutos:

3.5 recepcionistas (promedio) × €1,400 = €4,900/mes

Seguridad Social:

€4,900 × 0.30 = €1,470/mes

Otros costos:

Espacio y equipos 24/7: €400/mes
Turnos nocturnos (plus 30%): €700/mes
Gestión y coordinación: €300/mes

TOTAL MENSUAL: €7,770/mes
TOTAL ANUAL: €93,240/año

Escenario 3: El coste de oportunidad oculto

Pero espera, hay más costos que no aparecen en la nómina:

1. Inconsistencia en las respuestas

Un recepcionista cansado a las 9PM no da la misma calidad que uno fresco a las 9AM.

Costo estimado en clientes perdidos: 5-10% de conversiones

Si generas €50,000/año en ventas desde consultas
Pérdida: €2,500 - €5,000/año

2. Tiempo de gestión

Alguien tiene que:

Hacer horarios rotativos: 2 horas/semana
Gestionar ausencias: 1 hora/semana
Resolver conflictos: 1 hora/semana
Formar y supervisar: 2 horas/semana

Si tu tiempo vale €30/hora:

6 horas/semana × €30 × 52 semanas = €9,360/año

3. Rotación de personal

Las posiciones de recepción tienen alta rotación (30-50% anual):

Costo de reclutamiento: €500/posición
Costo de formación: €800/posición
Pérdida de productividad durante transición: €1,200/posición

Con 1-2 rotaciones al año:

€2,500 - €5,000/año adicionales

4. Escalabilidad limitada

¿Qué pasa en temporada alta cuando recibes el doble de consultas?

Contratar temporal: €2,000 - €3,000/mes por cada mes de temporada alta

El costo REAL total

Sumando todo para cobertura 24/7:

Concepto	Costo Anual
Salarios y SS	€93,240
Inconsistencia (pérdida ventas)	€3,750 (promedio)
Tiempo de gestión	€9,360
Rotación	€3,750 (promedio)
Temporada alta (3 meses)	€7,500
TOTAL	€117,600/año

O €9,800/mes de promedio.

Y sigues teniendo:

Errores humanos
Días de baja por enfermedad
Vacaciones
Inconsistencia de tono y mensajes

La alternativa: Agente de IA

Ahora, comparemos con un agente de IA como Guiaria:

Costos mensuales:

Suscripción al servicio: €49 - €199/mes (según volumen)
Configuración inicial: €0 (autoservicio)
Mantenimiento: 1 hora/mes de tu tiempo

TOTAL MENSUAL: €49 - €199/mes
TOTAL ANUAL: €588 - €2,388/año

Lo que obtienes:

✅ Disponibilidad 24/7 real - Nunca duerme, nunca se enferma
✅ Consistencia perfecta - Misma calidad a las 3AM que a las 3PM
✅ Respuesta instantánea - 0 segundos de espera
✅ Multicanal - WhatsApp, web, email, todo centralizado
✅ Escalabilidad infinita - 10 o 1,000 consultas simultáneas, mismo precio
✅ Analíticas incluidas - Sabes exactamente qué preguntan tus clientes
✅ Cero gestión de personal - Configuras una vez, funciona para siempre

El análisis de ROI

Métrica	Recepcionistas 24/7	Agente IA
Costo anual	€117,600	€1,200
Ahorro anual	-	€116,400
Tiempo de setup	2-3 meses	10 minutos
Escalabilidad	Lineal (€)	Ilimitada
Disponibilidad real	~85%	99.9%
Consistencia	Variable	Perfecta

”Pero un robot nunca reemplazará…”

Espera. Nadie está diciendo que despidas a tu equipo.

El agente de IA maneja:

Preguntas frecuentes (80% del volumen)
Fuera de horario (100% automático)
Consultas simples (horarios, precios, ubicación)

Tu equipo humano maneja:

Consultas complejas
Ventas de alto valor
Situaciones que requieren empatía
Casos excepcionales

No es reemplazar—es optimizar.

Caso real: Academia de Idiomas en Barcelona

Antes de IA:

2 recepcionistas (horario 9-21h)
Costo: €4,200/mes
Consultas perdidas fuera de horario: ~40/mes
Tiempo de respuesta promedio: 15 min

Después de IA:

1 recepcionista (horario 9-18h) para casos complejos
Agente IA 24/7 para consultas frecuentes
Costo total: €1,600/mes (recepcionista) + €99/mes (IA) = €1,699/mes
Consultas perdidas: 0
Tiempo de respuesta promedio: 30 segundos

Ahorro mensual: €2,501
Ahorro anual: €30,012
ROI sobre inversión en IA: 2,426%

¿Cuándo tiene sentido contratar más personal?

Hay casos donde SÍ necesitas humanos:

Servicio ultra-premium donde la atención personal es parte del producto
Ventas consultativas de alto valor (>€10,000/transacción)
Sectores altamente regulados con requisitos específicos
Cuando tu volumen es TAN bajo que ni siquiera justifica IA (< 50 consultas/mes)

Conclusión: Los números no mienten

Cobertura 24/7 con recepcionistas: €117,600/año
Cobertura 24/7 con IA: €1,200/año
Ahorro: €116,400/año (97% de reducción de costos)

Y obtienes mejor servicio:

Más rápido
Más consistente
Más escalable
Con analíticas

Para una pyme, esa diferencia puede ser la línea entre crecer o estancarse.

No se trata de si puedes permitirte automatizar. Se trata de si puedes permitirte NO hacerlo.

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